Kopie aller ein- und ausgehenden Mails

[Ralph]

Ich bin kein Jurist, aber das, glaube ich, verstoesst grob gegen Datenschutz (Briefgeheimniss) .

Ja, teilweise wäre dies sicherlich auch der Fall, je nach Inhalt ... na ja, mir geht es eigentlich nur darum eine Offline Lösung als Alternative zu nutzen. Also z.b. auf ein USB Device oder eines was fest an eine interne IP gebunden ist und nicht selbsständig online geht.
Also rsync kann auch Archivmodus wobei Zeitstempel, Dateiattribute und Berechtigungen exakt erhalten bleiben, auch numeric-ids usw..

Jedes System ist angreifbar und alle diese Online Anbieter für eine konforme Email Archivierung, können und werden mit Sicherheit keine Garantie dafür geben dass alle Emails die dort archiviert werden auf Dauer NICHT manipuliert, gelöscht oder von Unbefugten eingesehen werden können.

[24unix]

Und sei es nur, weil der Chef alle Mails mitlesen möchte.

Ich bin kein Jurist, aber das, glaube ich, verstoesst grob gegen Datenschutz (Briefgeheimniss) .

IANAL: Wenn Du das Postfach nur für dienstliche Zwecke hast, darf der Chef darauf zugreifen, es ist Firmeneigentum.

Das sagt ChatGPT dazu:

Und sei es nur, weil der Chef alle Mails mitlesen möchte.

Ich bin kein Jurist, aber das, glaube ich, verstoesst grob gegen Datenschutz (Briefgeheimniss).

Das ist in Deutschland tatsächlich etwas differenzierter.

Grundsätzlich gilt:

• []Ein dienstliches E-Mail-Postfach gehört dem Arbeitgeber.
  []Der Arbeitgeber darf organisatorisch und technisch darauf zugreifen.
  []Datenschutz, Persönlichkeitsrechte und ggf. Fernmeldegeheimnis setzen aber Grenzen.

Der entscheidende Punkt ist meist:

Ist private Nutzung erlaubt oder geduldet?

1. Nur dienstliche Nutzung erlaubt

Dann ist der Arbeitgeber rechtlich relativ stark.

Er darf typischerweise:

• []auf das Postfach zugreifen
  []Vertretungsregelungen umsetzen
  []Mails archivieren
  []im Krankheits- oder Urlaubsfall Einsicht nehmen

Aber trotzdem nicht grenzenlos oder heimlich „aus Neugier“.

Typisch zulässig sind:

• []automatische Kopien an Funktionspostfächer
  []Archivierung/Journaling
  []Compliance- und Backup-Systeme
  []administrativer Zugriff

Der Satz:

„Wenn Du das Postfach nur für dienstliche Zwecke hast, darf der Chef darauf zugreifen“

geht also grob in die richtige Richtung.

2. Private Nutzung erlaubt oder geduldet

Dann wird es deutlich heikler.

Sobald private Nutzung erlaubt ist, greifen zusätzlich:

• []Datenschutz
  []Persönlichkeitsrechte
  []ggf. Fernmeldegeheimnis

Dann können problematisch sein:

• []pauschales Mitlesen
  []heimliche Überwachung
  []dauerhafte Weiterleitungen an Vorgesetzte

3. „Kopie aller ein- und ausgehenden Mails“

Das kann völlig normal sein, z. B. für:

• []Archivierung
  []Spam- und Virenschutz
  []Compliance
  []Backups

Problematisch wird es eher, wenn:

• []der Chef persönlich alles mitliest
  []kein legitimer Zweck existiert
  []Mitarbeiter darüber nicht informiert wurden
  []private Nutzung erlaubt ist

Kurz gesagt:

• []„Das verstößt grob gegen Datenschutz“ ist zu pauschal.
• „Der Chef darf alles lesen“ aber ebenfalls.

Bei rein dienstlicher Nutzung sind Zugriffe oft zulässig.
Bei erlaubter privater Nutzung wird es schnell rechtlich kritisch.

[kroerig]

Und inbs. für alle unter 1) genannten Fällen wäre eine Option, dass Kunden dieses über die GUI einstellen könnten sehr hilfreich.

Mir persönlich ist egal, was Kunden mit ihren Mails machen. Dafür sind die selbst verantwortlicht. Aber wenn andere Anbieter diese Funktionen bieten, warum sollte der Kunde mich als Anbieter auswählen (oder bei mir bleiben), wenn ich diese Funktion nicht bieten kann?

[Fezzi]

Professionelle Mail Archivierung nach geltendem Recht wird von einigen Anbietern angeboten.

Weshalb das Rad neu erfinden und evtl. den Ein oder Anderen KeyWeb Nutzer in rechtlich fragwuerdige Situationen bringen?

Um den Beitrag von 24unix zu vereinfachen:

Der Zugriff auf das E-Mail-Postfach durch den Arbeitgeber ist also nicht pauschal erlaubt. Es müssen spezifische rechtliche Rahmenbedingungen und die Notwendigkeit des Zugriffs gegeben sein.

Tobi hat es ja in einem vorangegangenen Beitrag schon auf den Punkt gebracht.

Revisionsicher ist eine der Anforderungen.
Einfaches Kopieren mit rsync reicht nicht.

Ebenso essenziell ist eine Suchfunktion. Nur ein großer Haufen Dateien ist auch nicht ausreichend.

Einfach „nie wieder löschen“ erfüllt übrigens auch nicht die notwendigen Anforderungen an ein Archiv.

Bitte lies den oben verlinkten Artikel über GoBD vom Bundesministerium für Finanzen. Darin stehen alle Anforderungen genau aufgeführt.