KeyHelp Community

Hallo,

für Mailarchive ist es je nach Anbieter/Lösung erforderlich alle ein- und ausgehenden Mails an ein weiteres Postfach/ externe Adresse zu senden. Und zwar so, dass es unbemerkt im Hintergrund passiert.

Ich kann das jetzt zwar für jeden Kunden manuell in Postfix einbauen, aber schöner wäre wenn man es pro Postfach über die GUI machen könnte und vorallem, dass der Kunde es selbst einrichten kann.

Danke & Gruß

Klaus

Einfache Weiterleitungen reichen in Deutschland meist nicht für GoBD-konforme Archivierung, da Originale mit Metadaten unveränderbar, vollständig und auffindbar gespeichert werden müssen – Wenn nötig, sind hier dedizierte Lösungen das Mittel der Wahl.

Unveränderbar ist eh nahezu unmöglich ausser du brennst es auf optische Medien und selbst da wäre ja nicht klar ob du wirklich alles gesichert hast.

Letztendlich scheint es mir zu reichen wenn nur der Kunde einfach nichts mehr ändern kann und auf dem Level sollte ne einfache ausleitung auf Serverebene ausreichen.

Davon abgesehen, gab es schonmal Fälle wo das wirklich relevant war? Also wo das Archiv eingesehen wurde von irgendeiner Behörde? Mir scheint das wieder ein theoretisches Konstrukt von fachfremden Leuten zu sein und dann muss man es irgendwie hinfrickeln.

So oder so scheitert es an der Wirklichkeit, wenn ich mich mit Kunden unterhalte darüber haben weit über 90% noch nie davon gehört das sie die Mails aufheben müssen.

Blubby, deine pragmatische Herangehensweise in allen Ehren, aber leider sieht es in der Realität etwas anders aus.

Blubby wrote: ↑Fri 13. Mar 2026, 01:37 Unveränderbar ist eh nahezu unmöglich

Hier haben wir bereits das erste Missverständnis. Natürlich kann man unveränderbar abspeichern. Eben das ist essentieller Bestandteil eines E-Mail-Archivs gemäß GoBD.
Mehr zur GoBD siehe BMdF: https://ao.bundesfinanzministerium.de/a ... nhalt.html

Unveränderbarkeit eines E-Mail-Archivs wird ähnlich einer Blockchain realisiert. Es gibt dabei verschieden Methoden mit Prüfsummen und allem Schnick-Schnack. Fest steht am Ende immer, dass anhand der Prüfsumme nachgewiesen werden kann, dass das Dokument (E-Mail) unverändert empfangen und im Archiv gespeichert wurde.

Blubby wrote: ↑Fri 13. Mar 2026, 01:37 Letztendlich scheint es mir zu reichen wenn nur der Kunde einfach nichts mehr ändern kann und auf dem Level sollte ne einfache ausleitung auf Serverebene ausreichen.

Dies erreicht man, indem man direkt in der Postfix-Konfiguration festlegt wohin die Kopie gesandt werden soll. Damit ist eine Manipulation ausgeschlossen, weil die Mail im Moment des Empfangens oder Sendens direkt als Kopie im Archiv landet.

Blubby wrote: ↑Fri 13. Mar 2026, 01:37 Davon abgesehen, gab es schonmal Fälle wo das wirklich relevant war? Also wo das Archiv eingesehen wurde von irgendeiner Behörde? Mir scheint das wieder ein theoretisches Konstrukt von fachfremden Leuten zu sein und dann muss man es irgendwie hinfrickeln.

Das ist ebenfalls ein essentieller Bestandteil eines Archivs. Wenn tatsächlich eine Prüfung stattfindet, dann muss die Prüfperson einen Auditor-Zugang zum Archiv bekommen mit dem die gesamte E-Mail-Kommunikation des kompletten Unternehmens eingesehen werden kann. Somit reicht es nicht zu sagen: Hier ist das Archiv Schultze, hier Müller und dort info@. Es muss zwingend einen Zugang zu allen E-Mails geben.

Vergleiche das einfach mit dem analogen Papier-Archiv. Dort geht die Prüfperson rein und kann in alle Kisten, Ordner und Akten gucken. Genau so funktioniert ein Archiv gemäß GoDB.

Warum hast du noch keine Prüfung erlebt?
Weil diese Vorschrift erst 11 Jahre alt ist. Durchschnittlich wird jedes Unternehmen innerhalb von 40 Jahren eimal geprüft. Kannste dir also selbst ausrechnen wann du und deine Kunden dran kommt. Dann sollte das Archiv aber mindestens 10 Jahre zurück reichen. Also besser heute noch anfangen.

Blubby wrote: ↑Fri 13. Mar 2026, 01:37 So oder so scheitert es an der Wirklichkeit, wenn ich mich mit Kunden unterhalte darüber haben weit über 90% noch nie davon gehört das sie die Mails aufheben müssen.

Und genau dafür bezahlen dich deine Kunden! Du hast das Fachwissen und die Expertise deine Kunden umfassend und bestmöglich zu beraten. Wenn du denen also nur was vorblubberst (sorry der musste sein), dann nehmen sie dich nicht ernst. Wenn du aber kompetent und sachgerecht berätst, dann kann ein E-Mail-Archiv langfristig zum Erfolg deines Unternehmens beitragen.

Haha, ich wundere mich seit einiger Zeit schon darüber, warum bei Kunden der gebuchte Webspace ständig übers Limit geht ...
scheint sich niemand mehr zu trauen sein eigenes Postfach aufräumen und von Müll befreien zu dürfen.
Danke für die Hinweise, jetzt kann ich es so langsam nachvollziehen ... meine Güte

Tobi wrote: ↑Fri 13. Mar 2026, 08:29 Unveränderbarkeit eines E-Mail-Archivs wird ähnlich einer Blockchain realisiert.

Als einziger Betreiber einer Blockchain kann man da schon wild rumändern wie man lust hat.

Tobi wrote: ↑Fri 13. Mar 2026, 08:29 Es gibt dabei verschieden Methoden mit Prüfsummen und allem Schnick-Schnack. Fest steht am Ende immer, dass anhand der Prüfsumme nachgewiesen werden kann, dass das Dokument (E-Mail) unverändert empfangen und im Archiv gespeichert wurde.

Das kann man als Dienstleistung für die Kunden anbieten, wenn sie das selber machen und auch noch Zugriff haben ist diese Art der Speicherung manipulierbar. Der einzige Schutz besteht wirklich darin das man sie nicht mehr dran lässt.

Tobi wrote: ↑Fri 13. Mar 2026, 08:29 Und genau dafür bezahlen dich deine Kunden! Du hast das Fachwissen und die Expertise deine Kunden umfassend und bestmöglich zu beraten. Wenn du denen also nur was vorblubberst (sorry der musste sein), dann nehmen sie dich nicht ernst. Wenn du aber kompetent und sachgerecht berätst, dann kann ein E-Mail-Archiv langfristig zum Erfolg deines Unternehmens beitragen.

Na das kommt ja drauf an in welchem Dienstleistungsverhältnis man zu denen steht. Meistens ist man ja für ne umfassende Beratung nicht zuständig und wenn man sie darauf hinweist haben die einfach noch nie davon gehört und scheinen zu denken man will ihnen nur ein zusätzliches Abo aufdrücken. Das ist einfach nicht allgemein bekannt.

Letztendlich ist das ja eine Goldgrube für die Dienstleister. Zig Jahre (Abo) Bindung und mit dem Archiv will bestimmt keiner umziehen. Ich wehre mich ja nicht wirklich dagegen aber ich hadere halt mit der (fachlich richtigen) Umsetzung.
Theoretisch muss ich dafür bürgen das da niemand dran war an den Kundenarchiven. Und für eigene Mails müsste man sich nen externen Dienstleister suchen

Ralph wrote: ↑Fri 13. Mar 2026, 08:32 Haha, ich wundere mich seit einiger Zeit schon darüber, warum bei Kunden der gebuchte Webspace ständig übers Limit geht ...

Ich glaube das ist einfach nur ne schräge Mischung aus Verlustangst und Entscheidungsparalyse. Besser alles aufheben, man könnte es ja irgendwann nochmal brauchen.

Blubby wrote: ↑Fri 13. Mar 2026, 15:41 Ich glaube das ist einfach nur ne schräge Mischung aus Verlustangst und Entscheidungsparalyse. Besser alles aufheben, man könnte es ja irgendwann nochmal brauchen.

Ja, da hast du wohl Recht. Ich schätze ich habe mittlerweile leichte Überreaktionen in Bezug auf diesen hysterischen Regulierungs Bullsh*t, irgendwann muß mal gut sein ...
Bei der Masse an täglichen Attacken und damit verbundenen Updates, Script Anpassungen sowie dem NIS-2 Domain Inhaber Verifizierungs Support Chaos (wobei Kunden nicht wollen, könnnen oder verstehen) usw. komme ich locker auf 14-16 Stunden pro Tag incl. Wochenende ... Buchhaltung und Büro Kram bleibt derweil aus.
Mit Emails sortieren und "konform" archivieren kann ich nicht wirklich weiterhelfen, vieleicht irgendwie auslagern und einen Dienstleister dafür bezahlen.
Aber wie auch immer, das ganze geht jetzt echt zu weit ... das Fass ohne Boden ist übergelaufen

Blubby, bitte informiere dich unabhängig über die ordnungsgemäße, revisionssichere Archivierung von Daten.

Was du schreibst ist lediglich deine Meinung, aber kein Fakt.

Wäre wohl via rsync 1:1 machbar ... intern, extern oder beides, wobei auch ein löschen verhindert werden könnte, Über IMAP von einem externen Anbieter aus alles als Kopie abrufen, Filter erstellen zum sortieren etc. wäre wohl auch Ok, allerdings bei IMAP nicht sicher vor versehentlichen Lösch Aktionen durch den User.

Revisionsicher ist eine der Anforderungen.
Einfaches Kopieren mit rsync reicht nicht.

Ebenso essenziell ist eine Suchfunktion. Nur ein großer Haufen Dateien ist auch nicht ausreichend.

Einfach „nie wieder löschen“ erfüllt übrigens auch nicht die notwendigen Anforderungen an ein Archiv.

Bitte lies den oben verlinkten Artikel über GoBD vom Bundesministerium für Finanzen. Darin stehen alle Anforderungen genau aufgeführt.