KeyHelp Community

Update 11.09.2018 - Danke an Jolinar
Sollten die Mails Ihres KH Servers im SPAM landen oder garnicht zugestellt werden, kann dieses verschiedene Ursachen haben.

Ich möchte hier kurz meine Vorgehensweise erläutern, damit nicht noch der 2457 Thread zu Mail und SPAM erscheint.

Um die Zuverlässigkeit eines neu installierten Servers in der Mailzustellung zu verifizieren, brauche ich natürlich erstmal verschiedene
Mailadressen der größten Anbieter. Ich selbst nutze: t-online, gmx, web.de, outlook.de als Testempfänger.

1.) Doch bevor ich überhaupt starte wird die IP des Servers erstmal geprüft: https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx und / oder
http://multirbl.valli.org/
Ist die IP hier bereits negativ gelistet, wartet eh viel Arbeit mit der manuellen Freigabe. Ist hier alles "im grünen Bereich", kann es weiter gehen.
2.) Der Server wird mit einer eigenen Subdomain installiert (FQDN), diese besteht aus einem individuellen Namen - generische Namen sind
aktuell nicht so gerne gesehen (s1.,s2.,s3.domain.de bitte vermeiden) - gute Idden wären server.domain.de oder login.domain.de
3.) Dieser FQDN (IMMER subdomain.domain.de) muss auch als Reverse DNS (PTR) bei eurem Serveranbieter gesetzt werden.
4.) Einige der oberen Anbieter führen eigene Blacklists, die nicht bei der Prüfung aus 1. mit erfasst werden. Sollten hier E-Mails nicht zugestellt werden, ist eine manuelle Freigabe zu beantragen.
Z.B.: http://postmaster.t-online.de/#t4.8 (via Mailanfrage) bzw
http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=614866&clcid (MSN mit allen Mailangeboten)
5.) Setzt ihr einen externen Domainanbieter ein und verwendet ihr bei der Registrierung der Domains NICHT den KH eigenen DNS, müssen Änderungen an den Domains / den Records natürlich beim Registrar vorgenommen werden.
6.) Bitte verwendet NICHT bei Testmails Standardfloskeln wie "testmail oder 123 test" - dieses alleine kann ein Grund sein, weshalb die Mail im SPAM landet. Schreibt beim Testen vernünftige, menschliche Mails
7.) Habt ihr alles sauber abgearbeitet, könnt ihr eine Testmail an eine Mailadresse bei https://www.mail-tester.com/ senden. Ihr bekommt innerhalb weniger Sekunden die Qualität des soeben eingerichteten Mailacoounts geliefert. Komplettiert mit Hinweisen, warum und weshalb Mails noch im Spam landen könnten. Diese Hinweise könnt ihr dann abarbeiten.

Beachtet immer: Änderungen an den Domains können möglichweise bis zu 24 Stunden dauern. Einige Anbieter setzen voraus, dass ihr euch mit eurem Mailaccount "Vertrauen" erarbeitet, bevor Mails generell nicht mehr im SPAM landen. Somit ist die pure Zustellung der Mail schon als Erfolg zu sehen.

externe Domains (externer Registrar) - Beispiel der Minimaleinstellungen
Domain meinedomain.de -> Record -> Ziel

meinedomain.de -> A -> 111.222.333.44 (Server-IP)
*.meinedomain.de -> A -> 111.222.333.44 (Server-IP)
mail.meinedomain.de -> A -> 111.222.333.44 (Server-IP)
www.meinedomain.de -> A -> 111.222.333.44 (Server-IP)
meinedomain.de -> MX 10-> mail.meinedomain.de
*.meinedomain.de-> MX 10 -> mail.meinedomain.de
meinedomain.de -> TXT -> v=spf1 a mx ip4:111.222.333.44 ~all

Super Anleitung! Vielen Dank.

@Keyweb: Kann man diesen Beitrag vielleicht anpinnen? Oder passt er vielleicht ins Wiki?

Besten Dank.

Was ist denn mit folgendem DMARC Eintrag? Kann/soll man den setzen?
Das wird mir beim Ergebnis bei mail-tester.com angezeigt.

Sie haben keinen DMARC-Datensatz, fügen Sie bitte eine TXT Datensatz auf Ihre Domain _dmarc.mein-domain.de mit dem folgenden Wert ein:

v=DMARC1; p=none

Oder geht das bei Keyhelp nicht wegen fehlender DKIM Unterstützung?

Ich denke dieses bringt nur im Zusatz zu DKIM und SPF etwas.

Auch wenn eine IP-Adresse bei dem Tool mxtoolbox.com keine negativen Einträge hat, so kann das gesamte IP-Netz eine negative Reputation haben und dadurch werden die E-Mails möglicherweise im Spam-Ordner landen.

Das IP-Netz ist wichtig, nicht nur die einzelne IP-Adresse.

Zusätzlich sollte man sicherstellen, dass die IP-Adresse auf einen Hostnamen zeigt und dieser Hostname auf die gleiche IP-Adresse auflöst.

Außerdem beobachte ich bei Hostnamen, die aus mehreren Subdomains bestehen, z.B.: subdomain.subdomain.domain.com häufig Probleme bei der Zustellung, somit sollte der Hostname maximal eine Subdomain enthalten, also: subdomain.domain.com.

Und ja, DKIM und SPF sind Pflicht.

Kleiner Nachtrag.

Zum Checken seiner DKIM und SPF Konfiguration, kann man eines der vielen kostenfreien Tools nutzen, ein gutes ist: https://www.emailtooler.com/authentication-validator/.

Ich würde vorher jedoch wirklich zunächst dafür sorgen, dass die IP-Adresse des Servers sauber ist, am besten seinen Server bei einem deutschen Hoster mieten.

lutvit wrote: ↑Sat 17. Nov 2018, 22:17 ...
Ich würde vorher jedoch wirklich zunächst dafür sorgen, dass die IP-Adresse des Servers sauber ist, am besten seinen Server bei einem deutschen Hoster mieten.

Ist auch nicht gesagt das sie dann sauber ist, ohne Namen zu nennen.

Wir betreiben mehrere Root Systeme aus dem hause H*** und dort kam es auch schon desöffteren vor das zugewiesene IP´s blacklisted waren, dann geht das gerenne los.

coole anleitung, danke

Hallo,
brauch jetzt auch mal Tipps , stehe gerade auf dem Schlauch.
Ich habe einen kleinen dedicated root server beim Hetzner mit KH 19.Da sind 5 Domains drauf und ein kleines Hostingpaket.
Das läuft seit knapp 1,5 Jahren problemlos.
Nun mußte ich heute feststellen, daß T-Offline die Mails nicht mehr annimmt.
(Ask your postmaster for help or to contact tosa@rx.t-online.de to clarify.) (BL)
Also dem eine Mail geschrieben mit bitte um Freigabe aus der BL.

Als Antwort kam:
Von Systemen mit generischen Hostnamen, die nicht administrativ an ihre
Benutzer delegiert sind, möchten wir keine E-Mail. Dies schließt
Shared-Hosting-Server ausdrücklich mit ein.
Wir raten Ihnen deshalb, für Ihre Nutzer ein dediziertes Mailgateway zur
Verfügung zu stellen, für welches Sie ein unverzügliches Eingreifen im
Falle von SMTP-Fehlermeldungen 24/7 gewährleisten können.
....

Was will der T-Offline Fritze nun genau ?

Der Server ist eigentlich 1A eingerichtet und hat definitiv keinen generischen Hostnamen.
Alle anderen Anbieter nehmen die Mails anstandslos an.
SPF,DKIM,DMARC alles top bei den Domains.


Gruß Mlan

Info:
Hab denen noch mal geschrieben und schon ist der Server aus der BL.
Kommt wohl auch darauf an , an welchen Mitarbeiter man von T-Offline gerät.

Gruß Mlan

MLan wrote: ↑Thu 28. Mar 2019, 10:47 Info:
Hab denen noch mal geschrieben und schon ist der Server aus der BL.
Kommt wohl auch darauf an , an welchen Mitarbeiter man von T-Offline gerät.

Gruß Mlan

Es ist T-Offline da kannst froh sein das überhaupt jemanden erreicht hast

Hallo,

derartige Probleme kennen wir durchaus auch, bei uns lautet der Standardhostname ja auf kmXXXXX.keymachine.de (X=Ziffer).
Üblicherweise lässt es sich umgehen wenn dann der Kunde zumindest als rDNS eine der Domains hinterlegt, welche auf dem Server gehostet ist bzw. auflöst. Somit ist dann ein individueller Hostname gegeben.

So wie du es schreibst handhabe ich es auch.
Ich habe eine Domain die nur für die Servernamen da ist, sv01.domain.de ,sv02.domain.de usw
Diesen nehm ich dann auch als MX für die Domains.
Weiss jetzt nicht wo T-Offline da ein Problem sieht.
Gruß Mlan